Την Τρίτη 19 Αυγούστου 2014 πραγματοποιήθηκε συνάντηση εργασίας της τοπικής συντονιστικής επιτροπής των Special Olympics με θέμα την προετοιμασία της τελετής για την αφή της φλόγας της ελπίδας και τη διαμόρφωση του προγράμματος των παράλληλων εκδηλώσεων που θα πλαισιώσουν τη σημαντική τελετή με την οποία θα ξεκινήσουν οι ευρωπαϊκοί θερινοί αγώνες special olympics – Αμβέρσα 2014.
Στη συνάντηση συμμετείχαν η αντιπεριφερειάρχης Έβρου, ο νεοεκλεγείς αντιπεριφερειάρχης Δημήτρης Πέτροβιτς, ο κήρυκας εθελοντισμού των special οlympics Απόστολος Καβαλιώτης, ο εκπρόσωπος του δήμου Αλεξανδρούπολης Νίκος Γκότσης και η διευθύντρια της διεύθυνσης υγείας και κοινωνικής μέριμνας Ευαγγελία Κοσμαδάκη.
Στόχος της επιτροπής είναι η άρτια διοργάνωση του τελετουργικού της αφής από το ολυμπιακό κάτοπτρο που θα πραγματοποιηθεί στις 4 Σεπτεμβρίου 2014, για πρώτη φορά στον αρχαιολογικό χώρο της αρχαίας Ζώνης. Σημαντική θα είναι, όπως και στην προηγούμενη διοργάνωση, η συμμετοχή των εθελοντών που θα δραστηριοποιηθούν για την υποστήριξη των αθλητών και θα συνεισφέρουν στην υλοποίηση των δράσεων.
Η επιτροπή απευθύνει πρόσκληση – κάλεσμα σε όλους/ες όσοι/ες επιθυμούν να συμμετέχουν στην ομάδα εθελοντισμού και να συμβάλουν στην έναρξη του μεγάλου ταξιδιού της τελετής της φλόγας. Τους καλεί να προσέλθουν στην ενημερωτική συνάντηση που θα πραγματοποιηθεί τη Δευτέρα 25 Αυγούστου 2014, στις 20:00 στο νομαρχείο και να δηλώσουν συμμετοχή στην ομάδα εθελοντών.
Ο τόπος και οι άνθρωποί του με σεβασμό και αλληλεγγύη θα υποδεχθούν και θα καλοδεχθούν αυτούς που συμμετέχουν στους αγώνες (αθλητές, προπονητές, παράγοντες κλπ) και θα μοιραστούν μαζί τους την προσπάθεια, την άμιλλα, την επιτυχία της συμμετοχής.
Το πρόγραμμα των εκδηλώσεων που θα πλαισιώσουν την τελετή, έχει ως εξής:
Τετάρτη 3 Σεπτεμβρίου 2014
 Αφίξεις επισήμων Εξωτερικού- Εσωτερικού
 20:30- Επίσημη Υποδοχή στο “Νομαρχείο” από τις αρχές της Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης – Παράθεση Δείπνου.
Πέμπτη 4 Σεπτεμβρίου 2014
11:30 ΤΕΛΕΤΗ ΑΦΗΣ ΤΗΣ ΦΛΟΓΑΣ ΤΗΣ ΕΛΠΙΔΑΣ
στην Αρχαία Ζώνη Αλεξανδρούπολης.
12:00 : Έναρξη Λαμπαδηδρομίας με σταθμούς:
Αρχαία Ζώνη Αλεξανδρούπολης, Φάρος Αλεξανδρούπολης, Παναγία Κοσμοσώτειρα, ΔΕΛΤΑ ΕΒΡΟΥ, Συνοριακή Γραμμή, Φάρος Αλεξανδρούπολης.
13:30 Παράθεση γεύματος από τον Δήμαρχο Αλεξανδρούπολης κ. Ευάγγελο Λαμπάκη
18:00 Ξενάγηση Επισήμων στο Βυζαντινό Ναό Παναγίας Κοσμοσώτειρας Φερών- Έβρου
19΄:30 Υποδοχή Φλόγας και Λαμπαδηδρόμων στο Φάρο Αλεξανδρούπολης όπου θα ανάψει ο βωμός για τη Διεθνή Συνάντηση Συγχρονισμένης Κολύμβησης, που συμπίπτει με τις εκδηλώσεις των Special Olympics.
21: 00 Παράθεση Δείπνου από τον Πρόεδρο και τα μέλη του Δ.Σ των special Olympics Ελλάς, στο ξενοδοχείο THRAKI PALACE.
Παρασκευή 5 Σεπτεμβρίου 2014
08: 30 Aναχώρηση Λαμπαδηδρόμων για Κομοτηνή ,Καβάλα, Θάσο, Θεσσαλονίκη, Αθήνα και την 9η Σεπτεμβρίου για Βρυξέλλες.
– Αναχωρήσεις επισήμων εξωτερικού.